Der Benutzer trägt sich als Abonnent der MailingListe ein. Die MailingListe selbst hat eine Veröffentlichungs-Adresse; alle Mails, die dorthin gesendet werden, werden an sämtliche Abonnenten verteilt. Antworten werden dann wiederum an diese Veröffentlichungs-Adresse gesendet, um interessierte Abonnenten an der Diskussion teilhaben zu lassen.

Aufgrund der Verfügbarkeit von FlatRate-Zugängen verlieren MailingListen jedoch zugunsten der UseNet-NewsGroups an Popularität, da der wesentliche Vorteil von MailingListen darin liegt, sich z.B. einmal täglich alle angefallenen Nachrichten abzuholen, diese zu lesen und ggf. zu beantworten, während NewsGroups in der Regel nach Bedarf (ohne Rücksichtnahme auf die Verbindungsdauer) "durchsurft" werden, was primär in der mangelnden Offline-Browsing-Unterstützung gängiger Newsreader liegt.

Vorteile der MailingListe gegenüber einer NewsGroup:

• bei geringem Traffic (oder längeren Zeiträumen ohne Beiträge) ist der Aufwand für den Benutzer geringer
• der Benutzer sieht mit hoher Sicherheit jeden einzelnen Beitrag (manche UseNet-Server heben Beiträge nur 1-2 Wochen auf)
• das Einrichten einer MailingListe ist weniger Aufwand als das Einrichten einer echte UseNet-NewsGroup.
• die Benutzer sind individuell aus dem Abbonierungs-Vorgang bekannt. Man kennt somit auch die genaue Zahl der Leser.
• die Benutzergruppe ist begrenzbar, so dass die MailingListe im Gegensatz zur NewsGroup auch für geschlossene Gruppen geeignet ist.
• durch die Notwendigkeit der Anmeldung entsteht meist ein viel deutlicheres "Wir"-Gefühl, was sich positiv auf die Diskussionskultur auswirkt
• Die MailingListe ist für Benutzer ohne FlatRate kostengünstiger.
• MailingListen können Spam verhindern und Trolle hinauswerfen
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• bei mehreren abbonierten MailingListen und höherem Gesamt-Traffic (z.B. >50 Beiträge pro Tage) wird der Aufwand im e-Mail-Eingang schnell unerträglich.
• der hierarchische und zeitliche Zusammenhang zwischen den Beiträgen ist In der MailingListe viel schlechter erkennbar. Daher ist es in einer MailingListe oft schwer eine Diskussion nachzuvollziehen.

Um der Sache Gerechtigkeit zu tun, muß jedoch darauf hingewiesen werden, daß mit den entsprechenden Filtern und einem Mailreader, der Diskussionsfäden anzeigt, diese Punkte vernachlässigt werden können.

• eine MailingListe wird normalerweise nicht von Suchmaschinen indiziert (Inhalte können nicht von außenstehenden Interessenten gefunden werden).
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